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Des archives bien classées pour plus d'efficacité

Pour les collectivités, le classement et la conservation des archives est une obligation légale. Mais au-delà de la réglementation, avoir des archives classées facilite la bonne gestion de la collectivité et permet les recherches historiques et administratives. En trois questions à Ludovic Deron, responsable du Service archives du Centre de Gestion, découvrez tous les avantages de cette mission.

 

Pourquoi classer ses archives papier ?

L. Déron : C'est vrai qu'à l'heure de la dématérialisation et du développement de l'administration électronique, la question est vraiment pertinente. Mais les volumes d’archives papier conservés dans les collectivités sont de plus en plus importants, et leur gestion nécessite des compétences spécifiques. Il est utile de réaliser des opérations d’élimination et de classement pour en rationaliser l’utilisation. D'ailleurs, ce recours aux services d'archives des Centres de Gestion a été réaffirmé, à l'occasion de la loi relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires d'avril 2016. Dans ce cadre, nous commençons à réfléchir aussi à des préconisations concernant l'archivage numérique.

En quoi consistent les missions du Service archives du Centre de Gestion ?

L. Déron : Le service assure les missions de classement et d'élimination des archives des collectivités. Il leur apporte également des conseils, forme les utilisateurs et met en valeur le patrimoine à valeur historique. Nous intervenons ensuite régulièrement en mise à jour et pérennisation du système de classement préalablement mis en place.
Le service compte 6 archivistes répartis sur le département. Nous travaillons en partenariat avec les Archives départementales, qui assurent le contrôle scientifique et technique. En général, nous éliminons la moitié du fonds sur lequel nous intervenons, selon des règles strictes de destruction.

 

Comment faire appel au Service ?

L. Déron : Avant d'intervenir, nous faisons un diagnostic préalable du fond d'archives de la collectivité. Celui-ci consiste en un état des lieux, une proposition de mission à la collectivité ainsi qu'une estimation financière. Très souvent, je viens présenter ce diagnostic au Conseil municipal, ce qui me permet d'expliquer précisément notre travail et de répondre aux questions que peuvent se poser les élus et fonctionnaires. Ce diagnostic est gratuit. Une fois celui-ci validé, nous pouvons intervenir en collectivité. 

Quelques exemples très concrets d'utilisation du fonds d'archives classé :

  • Afin de faire valoir des droit de propriété sur des terrains communaux dans le cadre d'une vente, la collectivité doit pouvoir accéder très rapidement à ces documents juridiquement engageants.
  • De même, lorsqu'interviennent des refontes de listes électorales, les services doit pouvoir disposer facilement de ces élements.
  • C'est surtout un moyen de donner accès aux documents administratifs librement communicables aux citoyens tels que le plan local d'urbanisme, les permis de construire, les délibérations du Conseil Municipal ou le budget communal.

 

Si vous souhaitez plus d'infos sur cette mission, téléchargez la plaquette ci-dessous ou contactez directement le responsable du service.

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