La règlementation archivistique - Réglementation générale

Questions-réponses sur la règlementation générale archivistique.

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (article L. 211-1 du code du patrimoine).

Les archives publiques sont l’ensemble des « documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission » ainsi que « les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels » (Article L. 211-4 du code du patrimoine)

 « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (Article L. 211-2 du code du patrimoine)

Les archives publiques sont conservées par intérêt administratif, juridique ou historique :

  • Par intérêt administratif : les archives sont conservées pour des raisons administratives, en particulier pour la bonne gestion et la continuité des services publics mais aussi pour faciliter les recherches de documents.
  • Par intérêt juridique : les archives sont conservées afin de faire valoir les droits des personnes physiques ou morales. Chaque document possède une valeur probante jusqu’à la fin de sa durée d’utilité administrative (DUA).
  • Par intérêt historique : à l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives dites définitives sont conservées sans limitation de durée car potentiellement utiles à la recherche historique. Ses documents représentent la mémoire et l’histoire des collectivités.

Les principes généraux :

La communication des archives est gratuite et ouverte à tous  sans condition de nationalité, ni de diplôme, ni de recommandation. Le régime de communication est fixé au chap. 3, articles L. 213-1 à L. 213-8. Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2, communicables de plein droit. L'accès à ces archives s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L. 311-9 du code des relations entre le public et l'administration.

La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 a introduit le principe de la libre communicabilité des archives. Dans la pratique, les documents administratifs librement communicables, notamment sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978, restent communicables sans restriction après leur versement aux archives. Les documents qui comportent des intérêts ou des secrets protégés deviennent communicables passés certains délais qui s’échelonnent de 25 à 100 ans selon la nature de ces intérêts. Les mêmes délais s’appliquent aux documents qui ne sont pas administratifs mais d’état-civil, des juridictions, du parlement, des notaires, ou privés, présentés dans le tableau ci-dessous.

 

Communicabilité des documents administratifs

(Articles L-213-1, 2 & 3 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives)

Immédiate

Pour tout document ayant une nature publique et un caractère achevé : délibérations du Conseil Municipal, arrêtés du Maire, registres des décès, budgets et comptes publiés, listes électorales, P.O.S., publications administratives et documentation, Enquêtes d'Utilité Publique, cadastre, plans d'urbanisme, permis de construire, rapport d'un Commissaire Enquêteur, procès-verbal d'une réunion, statistiques, notes, directives, instructions, circulaires, avis.

25 ans

Pour tout document administratif, calculés à compter de la date du document considéré : actes des juridictions administratives et financières ; actes du médiateur de la République ; infractions fiscales et douanières ; accréditation des établissements de santé ; contrats de prestation de service ; données statistiques, industrielles et commerciales à caractère confidentiel.

50 ans

(ou 25 ans à compter de la date du décès), pour tous les documents intéressant la sécurité et les intérêts fondamentaux de l'Etat comme les dossiers politiques des cabinets préfectoraux ; le secret de la défense nationale ; les documents pénitentiaire et les documents concernant la vie privée dont la divulgation pourrait nuire à l’auteur — ces informations sont communicables immédiatement à la personne concernée.

75 ans

(ou 25 ans à compter de la date du décès), pour les actes de naissance et de mariage, les tables décennales, les dossiers judiciaires, les minutes notariales, mais également pour les documents contenant des renseignements individuels d'ordre privé, collectés dans le cadre d'une enquête statistique

100 ans

(ou 25 ans à compter de la date du décès), pour les dossiers d’enquête judiciaire se rapportant à une personne mineure au moment des faits ; les décisions de justice révélant l’intimité sexuelle ; les documents couverts par le secret de défense nationale pouvant porter atteinte à des personnes identifiables.

120 ans

(ou 25 ans à compter de la date du décès), pour les dossiers médicaux à compter de la date de naissance de l'intéressé  — ces informations sont communicables immédiatement à la personne concernée.

Il est chargé d’assurer prioritairement la collecte,  la conservation, le classement, la communication et la valorisation des archives. Il intervient également sur la dématérialisation, le conseil et la formation.

Contacts
Archives

02 96 58 64 04
archives@cdg22.fr