En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l'utilisation de cookies pour réaliser des statistiques de visite.
Accepter
Refuser
Le portail du centre de gestion
des Côtes d'Armor

Témoignages RH

"Mettre en place un laboratoire d'idées en lien avec les ressources humaines" : tel est l'objectif de cette série de reportages lancée par l’Observatoire Régional de l’Emploi Public Territorial et des Ressources Humaines.

Valorisons les bonnes pratiques RH en Bretagne !

Si vous avez mis en place, un ou plusieurs projets / démarches RH innovants ou réussis, n’hésitez pas à prendre contact avec les chargées de missions Observatoire, afin de partager et valoriser cette expérience à l’échelle régionale.
L’objectif de ces reportages est de capitaliser les bonnes pratiques RH sur le territoire Breton.

 

Si les services RH sont souvent confrontés à des questionnements similaires, peu importe la taille et le type de structure, les pratiques et méthodes appliquées varient très souvent d'une structure à l'autre. Comment savoir si celle retenue sera la bonne ? N'y a-t-il pas d'autres alternatives ? Quelles seront les conséquences de la mise en place de tel ou tel projet innovant ?

Face à ces interrogations légitimes, l'Observatoire Régional partagera ici régulièrement des expériences concrètes afin de promouvoir et capitaliser les démarches positives : témoignages, méthode ayant porté ses fruits ou à perfectionner, soit autant d'apports théoriques et pratiques permettant d'éviter certains écueils, de se familiariser à de nouveaux modes opératoires ou de répondre efficacement à des problématiques nouvelles pour certains, déjà connues pour d'autres.

En complément de ces articles, l’Observatoire mettra à votre disposition des outils illustrant chacune de ces initiatives, afin d’aider les services RH qui voudraient s’en inspirer.

temoignageRH« Nous sommes partis d’une situation dégradée, et nous tentons désormais peu à peu d’améliorer les choses ». Le DGA Ressources et DRH de Quimper, Hervé PETTON, ne s’attendait pas une démarche à aussi long cours. Au sein de la direction des ressources humaines fusionnée entre la commune, le CCAS et l’intercommunalité, le processus de dématérialisation des dossiers des agents est lancé depuis 2015.


Au départ, un constat simple : « ça ne pouvait plus durer ainsi », se souvient sans nostalgie Hervé PETTON. Le découragement se lisait sur le visage des agents lorsqu’il s’agissait d’aller rechercher une pièce parmi les centaines de dossiers entassés dans une minuscule salle. Suite à une analyse faite avec l’assistance d’un cabinet extérieur en août 2015, la décision a été prise, et portée par le Directeur Général des Services de l’époque : il fallait sortir de cet engorgement papier. La collectivité allait d’abord investir dans l’achat d’armoires rotatives afin d’augmenter sa capacité de stockage. Cependant, sans changement des pratiques et en continuant d’accumuler du papier, d’ici quelques mois la situation redeviendrait problématique. Dans un contexte où le territoire et les compétences attribuées à la collectivité et à la DRH augmentent régulièrement, « Il fallait donc s’y mettre ».

 

Outre cette volonté de gagner de l’espace, ainsi que la nécessaire réponse aux obligations réglementaires de transmission électronique d’actes au Trésor public et à la préfecture, ce projet de dématérialisation des dossiers des agents répond également à un objectif d’amélioration des processus internes à la DRH. Le partage et l’accès aux documents étant facilités par la numérisation, l’information est partagée en temps réel et la plupart des circuits de copies internes supprimés, s’imagine le groupe de travail initial constitué de cadres de la DRH et de la DSI. Frédérique LEROUX a suivi la démarche depuis le commencement. Cette consultante interne en organisation explique : « tous sont clients et fournisseurs les uns des autres », rappelant ainsi l’importance de la bonne circulation de l’information.

 

La chronologie du projet

 

Le DRH de Quimper Bretagne Occidentale explique : « Ça a été un processus long à mettre en place. On a même failli tout laisser tomber », compte tenu des interdictions et des complications règlementaires et techniques. « Il y a eu des moments de flottements, mais tout se clarifie peu à peu ».  En effet, la dématérialisation a le vent en poupe au vu des récentes réglementations pour un certain nombre de processus (transmission électronique des actes, dématérialisation de la chaîne comptable, des marchés,…). Pour autant, les textes réglementaires en vigueur prévoient toujours l’obligation de conservation des actes sous format papier. « S’il est sans doute prudent de maintenir des garde-fous le temps de cadrer les conditions d’archivage électronique, le manque d’harmonisation réglementaire et de visibilité ne facilite pas les démarches de dématérialisation », analyse Hervé PETTON.

 

 

Malgré cela, la volonté était forte de trouver des solutions et d’aller de l’avant. La décision a donc été prise d’entrer dans une phase opérationnelle expérimentale, basée sur le principe suivant :  tant que l’on reste en période de test, on numérise les pièces RH des dossiers des agents tout en en conservant l’exemplaire papier « C’est un garde-fou tant que rien n’est officialisé et que l’on n’a pas de véritable archivage électronique », explique le DRH de Quimper. Pour l’heure, en juillet 2017, une première phase dite de « désherbage » a débuté. Il s’agissait alors de « faire maigrir les dossiers déjà existants » en triant et en numérisant une partie des pièces. L’opération est facilitée grâce à l’utilisation d’un système de pages de codes-barres mis au point par la DSI. Néanmoins, cette étape du projet prend énormément de temps et devrait durer jusqu’en octobre 2018. En parallèle, un deuxième type de démarche a également été lancé depuis début 2018 : la numérisation de la production courante. Celle-ci se fait au fil de l’eau et, au fur et à mesure qu’ils sont numérisés, les documents papier sont rangés dans des pochettes séparées, à titre conservatoire, tant que le processus de dématérialisation n’est pas finalisé et officialisé.

 

Préalablement à cette phase, une réflexion importante a été nécessaire concernant le stockage et le classement des documents numérisés, c’est-à-dire concernant la gestion électronique des documents. La direction des systèmes d’information (DSI) joue un rôle déterminant dans la démarche de dématérialisation de la DRH, et leur intervention a été particulièrement décisive pour cette étape de mise en place du système de gestion électronique des documents, couramment désigné par l’acronyme « GED ». Un groupe de travail DRH-DSI s’est mis en place et un « benchmark » a été réalisé mais aucun plan d’archivage pouvant correspondre à ce type de structure n’a été répertorié. Les séances de travail se sont alors concentrées sur l’arborescence à mettre en place pour répertorier chaque document. Tous les participants à la réflexion étaient d’accord : « rien ne sert de multiplier les métadonnées reliées à chaque document, l’objectif n’est pas de faire de la statistique ». L’enjeu était également de faciliter au maximum l’opération de versement des pièces dans la GED et de limiter les saisies manuelles à cette étape. À chaque document est donc attribué un thème, une nature de la pièce, une date d’effet, et dans certains cas une catégorie. Partant de cette arborescence ainsi définie, le service étude et applications de la DSI a développé en interne une solution à partir de l’application « Sharepoint », et la fameuse « GED RH » est née. 

 

Actuellement, lors du dépôt d’une pièce dans la GED, seules la nature de pièce et la date d’effet sont à renseigner, et dans certains cas la catégorie. Le thème se renseigne automatiquement parce qu’à une nature de pièce correspond un thème unique. Et la DSI travaille actuellement plusieurs pistes visant à automatiser complètement le renseignement des métadonnées nécessaires lors du versement des pièces dans la GED.

 

Les thèmes définis sont globalement similaires à ceux existants dans les dossiers papiers. Cependant certains ont été revus pour avoir une logique par rapport à l’agent et non une logique par service : par exemple, les pièces de recrutement sont classés dans le thème global « carrière », ou bien encore on parle d’un thème « compétences » et non pas « formation » parce qu’on y classe aussi les diplômes des agents. La classification devait donc être simple d’utilisation et logique pour les agents du service RH, qui ont d’ailleurs été associés aux réflexions, et soumettent encore aujourd’hui leurs suggestions d’évolutions.

 

Le travail mené sur l’arborescence a été également l’occasion de s’interroger sur les documents devant être considérés comme appartenant au dossier agent ou non. « Un fichier Excel a été mis en place afin d’assurer un suivi au fur et à mesure de ces questions », détaille la consultante en organisation.

 

La conduite du changement

 

Avec le recul, le passage par une telle phase expérimentale s’avère indispensable. D’une part, parce qu’il aurait été impossible de concevoir et de décrire in extenso le processus sans tester concrètement. Or sur un tel sujet, il est absolument nécessaire de pouvoir dès le départ présenter un projet crédible aux instances. D’autre part, « le papier, c’est rassurant », sourit Hervé PETTON. Il y avait donc à l’origine une inquiétude de la part des agents gestionnaires. L’enjeu était de leur démontrer qu’ils allaient, grâce à cette dématérialisation, gagner en accessibilité des documents.

 

Les agents opérationnels ont donc été associés à l’ensemble de ce processus de changement. Pour ce qui est de la mise en place de la GED, cela a induit un travail sur l’arborescence, mais pas seulement. Chaque semestre, des matinées de travail sur ces thématiques ont permis d’entendre et de faire remonter les problématiques concrètes des agents utilisateurs du système. Sur les statistiques d’enregistrement des pièces, on voit d’ailleurs l’effet de ces réunions, avec l’augmentation progressive et importante des numérisations et intégrations dans la GED. À chacune de ces réunions qui rassemblaient l’ensemble du service RH, Hervé PETTON se rappelle avoir pris le temps d’expliquer l’intérêt et les enjeux de cette dématérialisation, « que ce n’était pas une simple lubie, un projet parmi tant d’autres qui serait oublié dès l’arrivée du projet suivant, non, non, je leur répétais : on va y aller et on va y arriver ! ».

 

L’étape intermédiaire impliquant la conservation d’une version papier est donc importante dans le processus d’accompagnement au changement. Cela permet une modification progressive des habitudes, afin d’« embarquer » les opérationnels dans ce projet, sur les rails depuis 2015. C’est en effet le temps laissé à la réflexion en amont et à l’apprentissage des agents qui permet de mettre cela en œuvre, expliquent ceux qui ont porté ce projet de dématérialisation des dossiers des agents et qui en voient désormais l’aboutissement.             Aujourd’hui, les agents des services de la DRH font leurs recherches de document via la GED. Si cela a posé question au départ, cette façon de faire est désormais entrée dans les pratiques quotidiennes. Les réunions de service sur le sujet continuent et des retours de la part des agents, utilisateurs au quotidien, sont faits au fil de l’eau. Ce sont notamment ces retours qui ont permis la mise en place d’une métadonnée supplémentaire, les catégories de documents, dans l’arborescence de la GED. « Pour les courriers carrière surtout, certains dossiers en contiennent beaucoup et il fallait parfois ouvrir de nombreux fichiers pour trouver celui que l’on cherchait », détaille Frédérique LEROUX. Les commentaires sont donc pris en compte de manière attentive même si, précise-t-elle « il faut également réguler pour prévenir des listes déroulantes trop complexes ».

 

Cela fait aussi partie de la conduite du changement : il faut écouter l’ensemble des partenaires et réguler. Cependant, il faut aussi parfois laisser le temps agir, comme sur la question des intitulés des fichiers. Ceux-ci reçoivent lors de leur numérisation un nom complexe, une suite de chiffres et de lettres peu lisibles. Les agents ont donc pour habitude de les renommer bien qu’il leur ait été expliqué que cela n’était pas nécessaire puisque ce sont les métadonnées associées au document qui permettent de le rechercher, et non son titre. « Mais il faut savoir laisser une liberté sur certaines choses, cela disparaîtra avec le temps » souligne la consultante en organisation interne. 

 

D’une manière globale, pour Hervé PETTON, cet accompagnement au changement est primordial et entre dans une logique de politique RH, en démontrant aux agents la capacité de la collectivité à réformer en profondeur. « Par de meilleures conditions de travail, on entretient la motivation des agents, tout en travaillant pour la qualité de service de notre agglomération ».

 

Bilan et perspectives

 

En se lançant dans un tel projet, l’équipe de direction du service RH de Quimper ne s’attendait pas à devoir surmonter autant d’étapes. Dès le départ, l’étroite collaboration mise en place entre la DRH et la DSI (direction des services informatiques) a été primordiale afin de réfléchir ensemble à la meilleure façon de construire une GED efficace. Et depuis le 1er juin 2018, Marie Laure VILLE-PAVOUX, e-archiviste a été recrutée pour avancer davantage sur le sujet et mettre en place un système d’archivage électronique global.

 

Il reste encore de nombreux axes de travail pour continuer dans la voie de la dématérialisation complète des dossiers des agents et la mise en œuvre est progressive, mais cela est en bonne voie, trois ans après le début des réflexions.

 

Ainsi, plusieurs sujets sont en cours d’étude et doivent être finalisés : la sécurisation de la GED avec le « verrouillage » des documents, la gestion des droits de suppression, la certification d’authenticité, la numérotation des pièces, la gestion des durées d’utilité administrative,… La problématique des droits d’accès se pose également pour les services RH déconcentrés. Et enfin, la mise en place du système d’archivage électronique a pu être entamée, notamment depuis l’arrivée de l’e-archiviste Marie Laure VILLE-PAVOUX dans la collectivité. « L’archivage électronique doit permettre de garantir l’intégrité, la lisibilité, la pérennité et la sécurité des documents dans le temps, et qu’ils puissent être encore consultables dans le futur » selon l’e-archiviste. Elle ne manque pas de rappeler que c’est grâce au travail qui a été mené en amont (notamment la construction de la GED) qu’elle va pouvoir remplir sa mission.

 

Maintenant que le processus de dématérialisation des dossiers agents est bien lancé, il reste également à explorer et à tirer profit des possibilités qu’offre cette Gestion Electronique des Données. « On pourrait par exemple mettre en place un système d’alerte qui préviendrait les agents des services concernés de l’enregistrement d’un nouveau document », imagine Frédérique LEROUX.

 

Globalement, l’équipe ayant mené le projet semble satisfaite du chemin parcouru. Ils sont heureux d’avoir anticipé et entamé les démarches dès 2015 car « avec l’arrivée des nouvelles compétences en 2019, on va passer de 1800 à 2000 agents », explique Hervé PETTON, « ce qui aurait encore ajouté du travail… et du papier ». L’objectif final du projet est désormais fixé à 2020. Les agents pourront alors accéder à leurs dossiers individuels via un portail dédié.

 

>> Téléchargez l'exemple d’arborescence de la GED (gestion électronique des documents) <<

 

Contact :

Frédérique LEROUX, consultante interne en organisation

Frederique.leroux@quimper.bzh

 

Contacts
Observatoire régional de l’emploi public territorial et des RH
Documents Associés (1) fermer la liste ouvrir la liste
Apprentis CV Apprentis CV
Tutoriels Tutoriels
Intérim Intérim
Contact Contact
Concours Concours
Emploi Emploi
Agenda du CDG 22