Publication en ligne des documents des collectivités territoriales et RGPD

La publicité des actes

Depuis la réforme des règles de publicité du 1^er juillet 2022, la publication sous format électronique est devenue le mode de publicité de droit commun pour les communes de plus de 3500 habitants. Elle concerne les actes réglementaires et les actes ne présentant ni un caractère réglementaire, ni un caractère individuel parfois appelés « décisions d’espèces » qui présentent à la fois les caractéristiques d’un acte réglementaire et celles d’un acte individuel.

Pour les communes de moins de 3500 habitants, la publication électronique reste une faculté. Elles conservent ainsi la possibilité d’opter pour l’affichage, la publication papier ou la publication électronique de leurs actes.

La diffusion en open data des documents administratifs

L’open data, ou « base de données ouverte », est l’ouverture et la mise à disposition des données produites par les services publics. Les administrations peuvent ou doivent, selon les cas, permettre au public de consulter en ligne une partie de leur base de données.

Ainsi le droit du public à l'information s'étend à l'ensemble des documents administratifs des collectivités qui sont en outre communicables à toute personne qui en fait la demande.

Ces documents doivent donc être obligatoirement publiés par voie électronique, s'ils sont détenus par une collectivité de plus de 3 500 habitants et employant plus de 50 personnes.

Comment conjuguer obligations de publication et RGPD ?

Que ce soit au titre de la publicité légale ou de la diffusion en open data, la publication des documents doit se faire dans le respect de la protection des données personnelles.

Ainsi les collectivités doivent veiller à informer les personnes que leurs données seront publiées en ligne. Cette obligation de transparence permet aux personnes concernées de connaître la raison de la collecte de leurs données, de comprendre le traitement qui en sera fait et surtout d’assurer la maîtrise de leurs données en exerçant leurs droits. Aussi, si la diffusion de données personnelles ne répond pas à une obligation légale, les personnes concernées pourront faire valoir leur droit d’opposition.

Bien que soumises à des obligations de publicité ou de mise à disposition de documents, les collectivités doivent s’assurer de prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les données personnelles des personnes physiques et respecter leurs droits. Pour ce faire, elles pourront utiliser des techniques telles que l’occultation de certaines mentions ou encore l’anonymisation.

Vous pouvez consulter la publication de la CNIL au lien suivant.