RGPD : Gérer les invitations à des évènements

Les traditionnels événements comme le repas des aînés, la distribution de colis, les vœux à la population ou encore la traditionnelle galette des rois vont avoir lieu. Afin d’organiser ces événements, des données personnelles peuvent être collectées.

Voici quelques bonnes pratiques pour être conforme à la règlementation européenne relative à la protection des données (RGPD).

Comment contacter et informer les personnes ?

• L’utilisation de la liste électorale

La liste électorale peut être utilisée pour adresser vos invitations et vos communications. Rappel toutefois concernant les conditions d’utilisation de cette liste : elle ne peut être utilisée pour un usage commercial.

Il conviendra également d’intégrer dans les invitations des mentions d’information précisant l’origine des données ayant permis de contacter les personnes et rappelant leurs droits sur ces données (opposition et effacement entre autres).

• L’information des personnes dans le bulletin, le site internet, la presse

Il est également possible d’informer les personnes des événements à venir au travers une communication générale. Les personnes intéressées pourront ainsi s’inscrire via un formulaire dédié.

Point d’attention : l’utilisation des données de l’Etat-civil

Les informations recueillies dans le cadre de l’état-civil ne peuvent être utilisées à d’autres fins que l’accomplissement des missions dont sont investis les maires en leur qualité d’officier de l’état civil. Ces informations ne peuvent donc être utilisées pour adresser des invitations ou réaliser des opérations de communication municipale.

• Les formulaires d’inscription

Si vous utilisez des formulaires d’inscription, voici un rappel des bonnes pratiques au regard du RGPD :

• Seules les données strictement nécessaires pour les inscriptions aux évènements doivent être collectées ;
• Les formulaires doivent contenir des mentions d’information claires et explicites ;
• Si vous utilisez des formulaires en ligne, veillez à utiliser des outils conformes au RGPD.

Pour aller plus loin :

Vous pouvez contacter votre Délégué à la protection des données afin qu’il vous accompagne sur ces points.

Plus d’informations sur le site de la CNIL :

• L’utilisation des fichiers d’état civil : https://www.cnil.fr/fr/les-fichiers-detat-civil
• L’utilisation de la liste électorale : https://www.cnil.fr/fr/la-liste-electorale
• L’information des personnes : https://www.cnil.fr/fr/conformite-rgpd-information-des-personnes-et-transparence