Nos missions

Les missions du service

Le classement : mission et activité principale du service, elle se décline en plusieurs phases :

• Un récolement des archives de la collectivité consistant en un inventaire sommaire des documents à trier et leur localisation géographique ;
• Un tri des documents, un classement thématique, une analyse, une cotation et un conditionnement.
• Une proposition d’élimination des documents arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative et dépourvus d’intérêt administratif et historique. Ces documents sont recensés sur un bordereau réglementaire d’élimination ;
• Réalisation d’un inventaire papier et numérique des documents définitifs sous forme de répertoire numérique détaillé ou de bordereaux de versement. Ces outils sont accompagnés d’une table des matières et d’un index alphabétique afin de faciliter les recherches de documents.

La mission longue : mission spécifique aux communes de plus de 7 000 habitants et aux établissements publics de coopération communale de plus de 20 000 habitants consistant en la mise en place d’une fonction archives au sein des administrations avec services constitués. L’objectif de cette mission est de maitriser toute la chaine archivistique, de la création du document jusqu’à son versement définitif, son champ d’action est large puisqu’outre le classement, l’archiviste est chargé de mettre en place des procédures de collecte et de conservation, de faire du conseil, de la communication interne et externe et de réfléchir à la mise en place de procédure de conservation des archives électroniques.

La mise à jour des archives : cette mission est une intervention consécutive à un premier classement des archives pour mise à jour et pérennisation du système de classement avec intégration des documents nouvellement produits. Ces interventions sont proposées périodiquement aux collectivités selon leur taille et leur production annuelle.

Le conseil : le service archives est à votre disposition pour toutes questions ou problématiques rencontrées sur les archives, les éliminations réglementaires, les normes d’aménagement de salle d’archives, le sort et le devenir des archives des établissements publics de coopération intercommunale dissous ou des anciennes communes lors de création de communes nouvelles.

Des fiches conseil sont également à votre disposition dans la rubrique conseils pratiques.

La valorisation : mission de mise en valeur des archives préalablement classées, elle peut prendre la forme d’exposition, de conférence, de présentation en conseil municipal ou de participation aux journées européennes du patrimoine.

La formation : Dans le cadre d’une mission de classement, possibilité d’intégrer à l’intervention une formation d’agent pour la prise en main et la pérennité du système de classement ainsi que la procédure d’élimination réglementaires des archives.

Les modalités d’intervention et les conditions financières